[新冠疫情]如何利用軟件系統(tǒng)保證居家辦公的工作效率
武漢已“封城”20多天，人們也已經(jīng)在家足不出戶呆了有一陣了，但疫情仍然沒有過去，甚至還需要相當(dāng)長的一段“抗疫”的共同努力。不少企業(yè)從2020年2月10日開始陸續(xù)復(fù)工或者在家辦公，擺在每個企業(yè)管理者面前的首要問題是：如何保證居家辦公的效率？
今天小溪暢流從軟件系統(tǒng)的使用和其他的管理機制上說自己幾點愚見。
小溪暢流線上辦公解決方案
一、公司員工需要劃分更小的協(xié)作單元
在正常的情況，每個公司都根據(jù)業(yè)務(wù)不同劃分為幾個不同的部門，如技術(shù)部，業(yè)務(wù)員，行政部，人事部等等。大家都在一個辦公室，可以隨時隨地進行溝通協(xié)作，然而，居家辦公時，人不在一起，電話溝通時不及時，甚至由于辦公的自由性那頭的電話會無人接聽。需要將員工劃分為更小的協(xié)作單元。每個協(xié)作單元內(nèi)部溝通保證暢通，人少了，管理也就方便些。 如果有使用OA系統(tǒng)的企業(yè)，OA系統(tǒng)中應(yīng)該包含一個工作流的功能，通過工作流系統(tǒng)創(chuàng)建相關(guān)的協(xié)作單元表格和工作審批流程。
二、居家辦公需要完善會議機制
早中晚都需要開會，從高層會議，到中層再到劃分的協(xié)作單元都需要進行一天三會的制度。會議內(nèi)容包括前一天的工作完成進度的匯報、接下來工作時間內(nèi)的工作安排和工作過程中遇到的問題，并有會議記錄。會議形式最好是以視頻會議的形式�，F(xiàn)在很多免費的工具都可以實現(xiàn)視頻會議，比如微信、釘釘?shù)�。這也是為什么要劃分更小的協(xié)作單元（微信和釘釘同時視頻的人數(shù)限制）。有條件的企業(yè)有自己的視頻會議系統(tǒng)那么此時就發(fā)揮了作用，視頻系統(tǒng)至少沒有人數(shù)限制。在線視頻會議系統(tǒng)是OA辦公系統(tǒng)里一個必要的功能模塊，但是由于視頻直播的成本較高。下次詳細說說直播系統(tǒng)的開發(fā)過程。
三、已結(jié)果為導(dǎo)向的任務(wù)管理系統(tǒng)
由于每個公司的具體業(yè)務(wù)和管理方式不同，市場上流行的任務(wù)管理系統(tǒng)不一定完全適用于每個企業(yè)。拿小溪暢流內(nèi)部OA系統(tǒng)的任務(wù)管理系統(tǒng)舉例：
通過這個任務(wù)管理模塊，員工的任務(wù)完成進度，完成結(jié)果一幕了然。而且，任務(wù)系統(tǒng)還支持獎金，能夠充分的激發(fā)員工的工作積極性。
今天就說這幾點吧。
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