為什么說(shuō)企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模必須要引進(jìn)現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)：企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)呢？這就要從OA的優(yōu)勢(shì)說(shuō)起了。
企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)有如下幾大優(yōu)勢(shì)：
1.促進(jìn)相關(guān)部門信息化辦公
OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是基于“框架+應(yīng)用組件+功能定制平臺(tái)”的架構(gòu)模型，主題部分由多個(gè)子系統(tǒng)組成，其中包括了待辦提醒、短信平臺(tái)、會(huì)議管理、多級(jí)審批、個(gè)人郵件等功能模塊。
OA系統(tǒng)協(xié)助企事業(yè)建立單位內(nèi)部的郵件系統(tǒng)、及時(shí)通訊系統(tǒng)、工作圈等，使得單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。
2.OA辦公系統(tǒng)加強(qiáng)文檔管理
OA協(xié)同系統(tǒng)協(xié)助企業(yè)各類文檔，其中包括各種文件、知識(shí)、信息、合同等，能夠按權(quán)限等級(jí)進(jìn)行保存、共享和使用，并且提供方便的查找窗口。
而文檔管理使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過(guò)電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。OA系統(tǒng)中的文檔管理模塊通過(guò)方便、快捷、易用的操作，為廣大企業(yè)提供了用來(lái)創(chuàng)建和管理大批量文檔的功能。
3.OA辦公系統(tǒng)加強(qiáng)項(xiàng)目管理
OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中的項(xiàng)目管理就是在有限資源的約束下，運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論，對(duì)項(xiàng)目涉及的全部工作進(jìn)行有效地管理。
即從項(xiàng)目的投資決策開(kāi)始到項(xiàng)目結(jié)束的全過(guò)程進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評(píng)價(jià)，從而能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。最終能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供全方位的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控平臺(tái)，便于領(lǐng)導(dǎo)一站式的統(tǒng)攬全局。
4.OA系統(tǒng)推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)
通過(guò)OA辦公系統(tǒng)中的企業(yè)公告、企業(yè)新聞等功能模塊，每一個(gè)員工可以對(duì)公司有更全面的了解。對(duì)于公司最近發(fā)生的大事、決策層的戰(zhàn)略思想、員工的意見(jiàn)、公司的規(guī)章制度、刊物等等都可以直接通報(bào)到每一個(gè)員工，從而大大增強(qiáng)了公司的凝聚力。
5.OA系統(tǒng)的應(yīng)用減少了企業(yè)成本
OA協(xié)同辦公系統(tǒng)將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^(guò)程電子化，尤其是長(zhǎng)途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費(fèi)用，真正的實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志。
6.OA系統(tǒng)能幫助提高領(lǐng)導(dǎo)辦公決策力
通過(guò)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的協(xié)助管理，不僅強(qiáng)化了領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強(qiáng)了管理層對(duì)組織的控制力，及時(shí)有效監(jiān)控各個(gè)部門、各個(gè)員工的工作進(jìn)度情況。
同時(shí)，可以實(shí)時(shí)、全面掌控各個(gè)部門的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，從而減少差錯(cuò)、防止低效辦公，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)辦公決策力。
7.OA系統(tǒng)促進(jìn)工作的方便快捷
OA系統(tǒng)從根本上解決了辦公難，交流費(fèi)勁的這一難題。能隨時(shí)隨地傳輸，查看文件，使得各地域的子公司可以直接交流，交換技術(shù)和意見(jiàn)，進(jìn)而能做到真正的快捷、便利、有效的辦公。
越來(lái)越多的公司業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，甚至跨省市、國(guó)度發(fā)展。因此，地域分布廣、相距遠(yuǎn)、人數(shù)多，使得OA系統(tǒng)成為了企業(yè)十分急切的需求。這也開(kāi)始使得OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)更加突出顯露。